10 prostych wskaźników finasowych, zrozum i wykorzystaj w swojej firmie projektowej
Wydajne stacje robocze

10 prostych wskaźników finasowych, zrozum i wykorzystaj w swojej firmie projektowej

Rozwiązujesz skomplikowane zagadnienia techniczne i projektowe. Świetnie rozumiesz potrzeby swoich klientów i jesteś w stanie wydobyć ze swojego zespołu to co najlepsze. Portfel zamówień rośnie szybko, jednak masz poczucie, że za powtarzalnym i przewidywalnym biznesem i wynikami na projektach musi stać coś więcej?

Dzisiaj poradnik, który skupia się na wskaźnikach finansowych. Możesz wyrobić sobie własne zdanie o tym, które z nich mają największą wartość w codziennym kontrolowaniu Twojej firmy i zespołu projektowego i wykorzystać nową wiedzę od razu. Zaczynamy.

1. Wskaźnik wykorzystania zespołu.

Wskaźnik wykorzystania zasobów to odsetek procentowy godzin spędzonych na rozliczanych projektach w porównaniu do całkowitej liczby opłaconych godzin, wynikającej z listy płac. Pamiętaj, że wskaźnik wykorzystania zespołu nie jest miarą produktywności. Rozsądnym celem, do którego powinien dążyć każdy zespół jest uśredniony wskaźnik na poziomie od 60 do 65 procent. Dla personelu profesjonalnego i technicznego w tym również dla kadry zarządzającej odpowiedni poziom utylizacji jest wyższy i wynosi 75 do 85 procent. Twoim nadrzędnym celem nie jest wykorzystanie dostępnego czasu zespołu w 100%. Potrzebujesz też miejsca na myślenie koncepcyjne i testowanie nowych rozwiązań. Z drugiej strony praca musi przynosić efekty finansowe, więc w kolejnym kroku możesz skupić się na poprawie produktywności.

2. Wskaźnik kosztów ogólnych.

Wskaźnik kosztów ogólnych to miara wydatków niezwiązanych bezpośrednio z projektem (koszty pośrednie, koszty utrzymania biura, koszt infrastruktury IT) wyrażona jako odsetek lub wielokrotność całkowitych kosztów bezpośrednich ponoszonych na projektach. To chyba najbardziej krytyczny ze wszystkich czynników pokazujących efektywność finansowej firm bazujących na sprzedaży wartości intelektualnej. Jeśli nie znasz poziomu swoich stałych obciążeń lub liczysz je niepoprawnie, nie możesz dokładne określić rentowności swojej firmy lub jaka jest efektywność prowadzonego zespołu. Im niższy wskaźnik kosztów, tym wyższa marża i zysk firmy. Cel wynoszący od 150 do 175 procent całkowitego kosztu pracy bezpośredniej ponoszonej na projektach (1,5 do 1,75 x całkowity koszt pracy bezpośredniej) jest do zaakceptowania.

Zarządzanie kosztami pośrednimi prowadzi do obniżenia wskaźnika kosztów ogólnych. Nie lekceważ sytuacji kiedy mnożnik kosztów ogólnych przekracza 1,75. W takim wypadku Twoje wydatki stałe, których nie jesteś w stanie szybko ograniczyć, mogą doprowadzić do niewypłacalności i brak płynności. Szukaj rozwiązań, które pozwolą Tobie powiązać wydatki z przychodami z projektów. Zastanów się czy długookresowe inwestycje, np. w sprzęt IT nie mogą być zastąpione rozwiązaniami typu płać-za-rzeczywiste-zużycie. Świetny przykład takiego podejścia znajdziesz na stronie Plainly.pl.

3 .Rentowność stawki godzinowej.

Dla każdego pracownika swojego zespołu inżynierskiego lub architektonicznego możesz wyznaczyć stawkę godzinową jaką powinieneś uzyskać od klientów, aby Twój biznes przynosił zakładany poziom zysków. Zaczynasz od wyznaczenia całkowitego kosztu pracownika, czyli wynagrodzenia miesięcznego wraz ze wszystkim dodatkowym obciążeniami (ZUS, premie, delegacje). To będzie Twój podstawowy mnożnik, równy 1,0. Teraz możesz przejść do wyznaczenia mnożnika kosztów ogólnych pokazanego już w poprzednim akapicie. Jeśli firma ma wskaźnik kosztów ogólnych 1,5 (150 procent), wówczas próg rentowności dla każdego pracownika wynosi 2,5 x stawka godzinowa (1,0 + 1,5 = 2,5). W przypadku wynagrodzenia godzinowego w wysokości 40 PLN, koszt na progu rentowności, który ponosisz na przykład podczas przerw w pracy wynosi 100 PLN (40 PLN x 2,5) za godzinę. Aby opracować stawkę godzinową o ustalonej marży dla każdego pracownika, czyli Twój cennik dla klientów zewnętrznych, podziel koszty progu rentowności przez uzupełnienie pożądanej marży. W naszym przykładzie zakładana marża to 20% a więc współczynnik przez który dzielimy koszt na progu opłacalności jest równy 0,8 (100% – 20% = 80%). Ostatecznie stawka uwzględniająca naszą marżę to 125 PLN (100 PLN ÷ 0,80 = 125 PLN).

4. Mnożnik netto.

Mnożnik netto przedstawia rzeczywisty przychód wygenerowany przez firmę architektoniczną lub inżynierską, wyrażony jako procent (lub wielokrotność) całkowitych kosztów bezpośrednich. Jeżeli mnożnik netto jest większy od mnożnika progu rentowności (patrz akapit wyżej), firma osiąga zysk. Jeśli jest on niższy niż próg rentowności, firma traci pieniądze.

5. Wskaźnik rotacji należności.

Z łatwością możesz samodzielnie obliczyć średni okres, w którym Twoja firma lub zespół ściąga należności z tytuły realizowanych projektów. Możesz posłużyć się następującą formułą: (średnia kwota nieściągniętych faktur (ostatnie 12 miesięcy) ÷ przychód operacyjny netto (ostatnie 12 miesięcy) x 365 dni). Za bezpieczny okres nieściągniętych należności przyjęliśmy okres 60 dni od daty wystawienia faktury. Nieopłacone faktury przekraczające termin 90 dni, powinny stanowić powód do niepokoju i działań kontrolnych. Zastanów się, czy nie warto wyznaczyć zestawu własnych reguł postępowania z klientami niereagującymi swoich zobowiązań. Jasno przedstawione zasady jeszcze przed podpisaniem umowy, mogą oszczędzić każdej stornie sporo pracy i nerwów.

6. Stosunek zysku do przychodu.

Stosunek zysku do przychodu ustalisz, dzieląc zysk (przed podziałami i podatkami) przez przychody operacyjne netto. Proporcja ta pomaga wyznaczyć efektywność firm architektonicznych i inżynierskich, ale także konkretnych zespołów projektowych.

7. Przychód netto na pracownika.

Przychód netto na pracownika obliczysz, dzieląc roczne dochody operacyjne netto przez liczbę pracowników. Obliczenia te są przydatne przy prognozowaniu realnego poziomu kolejnych rocznych przychodów operacyjnych. Jednym słowem ile zleceń możesz pozyskać i zamknąć, przy danej liczbie pracowników.

8. Przepływy pieniężne.

Przepływy pieniężne to miara określająca jakimi środkami pieniężnymi firma architektoniczna lub inżynierska dysponuje w konkretnym momencie. Jeżeli będziesz w stanie prowadzić nawet uproszony rachunek przepływów pieniężnych dowiesz się czy jesteś w stanie opłacić bieżące zobowiązania takie jak wynagrodzenia pracowników, podatki, składki ubezpieczeniowe, koszty zwrotów, opłaty dla podwykonawców i inne wydatki. Twoja firma może prosperować świetnie na papierze, pokazując wysoki potencjalny zysk z działalności. Jednak to przepływy pieniężne i tym samym płynność finansowa będzie decydowała o tym czy większość profesjonalnych firm usługowych pozostanie na rynku w ciągu kolejnych miesięcy. Brak stabilnego źródła finansowania przekłada się od razu na Twoją zdolność do terminowego wywiązywania się z zobowiązań finansowych wobec pracowników, sprzedawców i konsultantów. Miesięczny raport z przepływów pieniężnych i 12-miesięczna projekcja przepływów pieniężnych może pomóc Ci w świadomym prowadzenie Twojego biznesu. Co możesz zrobić z taką wiedzą?

Już najprostsze raporty i zestawienia posłużą Ci do podejmowania działań wycelowanych w zrównoważenie wahań przepływu środków pieniężnych. Najszybsze efekty osiągniesz przyspieszając ściąganie należności, żądając płatności wstępnej przed rozpoczęciem projektu i starannie planując zakupy sprzętu oraz zaopatrzenia. Pomocna (i konieczna) może okazać się również linia kredytowa. Ważne żebyś używał jej rozsądnie, ponieważ koszt odsetek związanych z finansowaniem operacji może znacząco obniżyć zyski. Notoryczne korzystanie z linii kredytowej może również zatuszować poważne problemy z zarządzaniem finansami i stworzyć fałszywe poczucie bezpieczeństwa oraz rentowności firmy. Tutaj znajdziesz ciekawe artykuł o innowacyjnych i przyjaznych użytkownikowi aplikacjach, usprawniających każdy biznes. Być może będziesz zaskoczony tak jak ja, co już w tej chwili są w stanie zrobić aplikacje finansowe.

9. Analiza lejka sprzedaży. 

Czas spojrzeć na firmę od strony jej potencjału do generowania przychodów w przyszłości. Przeanalizuj portfel swoich potencjalnych zleceń i projektów w trakcie oferowania lub negocjacji z klientami. Kategoryzuj ja na takie, które Twoim zdaniem zaczniesz realizować z prawdopodobieństwem 50% i wyższym – potencjał Wysoki, pozostała część projektów powinna otrzymać potencjał Niski.

Teraz porównaj zsumowane wartości projektów o potencjale Wysokim i Niskim z przychodami operacyjnymi netto firmy za poprzedni rok. Całkowita suma projektów o Wysokim i Niskim poziomie szans na realizację powinna wynosić od 2,5 do 3 krotności przychodów operacyjnych netto. Zalecany podział pomiędzy kategorie jest taki, że prognozowane przychody z projektów o Wysokim potencjale powinny być równe zakładanemu przychodowi operacyjnemu netto, zaś projekty o Niskim potencjale do realizacji powinny być warte od 150% do 200% przychodów dochodów operacyjnych netto.

To o ilu projektach rozmawiasz z potencjalnymi klientami i jakiej jakości są to szanse może Tobie uświadomić jak będzie wyglądała rzeczywistość firmy w kolejnych dwóch latach. Analogia do biznesów oferujących powtarzalne produkty i usługi nie jest tutaj przypadkowa. Jeżeli nie zaczniesz mierzyć swojej skuteczności w konwertowaniu potencjalnych szans sprzedażowych na konkretne projekty, możesz doprowadzić do sytuacji, w której świetnie rozwijający się zespół trafi na nagły brak zleceń.

10. Analiza backlog.

Wartość niezafakturowanych pewnych kontraktów pokazuje Ci ile jeszcze pozyskasz środków z podpisanych i realizowanych obecnie kontraktów, czyli wartość pieniężną aktualnych umów firmy. Ponieważ miesięczne faktury stale zmniejszają wielkość backlogu, musisz się skupić na ciągłym zastępowaniu zafakturowanych projektów nowo zakontraktowanymi. Dopiero, gdy zabezpieczysz backlog na kolejne 12 miesięcy o wartości przekraczającej zakładany poziom rocznej sprzedaży możesz zastanowić się na poszukiwaniem projektów o niestandardowych warunkach i wyższej stopie ryzyka.

Podsumowanie.

 Który za wskaźników jest najbardziej istotny? Który niesie ze sobą najwięcej informacji? Odpowiedź może się wydawać niejednoznaczna, ale najważniejszy jest ten, który rozumiesz, który zaczynasz mierzyć i który możesz w prosty sposób połączyć z jego wpływem na wynik firmy. Nieważne, gdzie zaczynasz, ważne jakie to przynosi efekty na co dzień.

W dzisiejszych realiach ustabilizowanej koniunktury lecz niepewnego backlogu projektów na kolejne lata firmy zaczynają przywiązywać coraz większą wagę do budowania lekkich i zwinnych modeli biznesowych. Stawiają na rozwiązania ograniczające poziom kosztów stałych i inwestycyjnych na rzecz korzystania z usług i narzędzi dostosowanych do potrzeb konkretnego zlecenia. Model dostępu do zasobów IT w chmurze i opłat powiązanych z rzeczywistym zużyciem będzie w branży zdecydowanie dominującym trendem.

Zespół Plainly.pl

Opracowano we współpracy z Cloudalize i GDaaS.

Zamów bezpłatny link aktywacyjny i korzystaj z dodatkowej stacji roboczej za darmo! Porozmawiaj z naszym działem sprzedaży, umów rozmowę, skorzystaj z chatu na stronie, lub zadzwoń bezpośrednio na +48 797 019 312

Zwiń