Jak pracować mądrze i się nie przepracować? 22 wskazówki dla architektów i inżynierów.

Jak pracować mądrze i się nie przepracować? 22 wskazówki dla architektów i inżynierów.

W naszej rzeczywistości, w świecie napiętych harmonogramów i rosnących oczekiwań, doba zdaje się mieć wciąż za mało godzin. Czy nie nadszedł już w Waszym życiu czas, żeby przynajmniej spróbować przerwać ten codzienny bieg w kołowrotku i zacząć pracować nie ciężko, a po prostu mądrze? W jaki sposób możemy zmaksymalizować skuteczność oraz wydajność naszych działań? Jak zarządzać coraz większą ilością napływających do nas informacji? Jak projektować lepiej i szybciej?.

Oto 22 sposoby na mądre organizowanie swojej pracy.

Planowanie obowiązków

1. Czy wiesz, jaka jest różnica pomiędzy efektywnością a wydajnością? Efektywność polega na wykonywaniu tych rzeczy, które są kluczowe i istotne w danej chwili, natomiast wydajność to robienie ich we właściwy sposób. Obie kwestie są ważne, ale dopiero wtedy, gdy zaczynamy je umiejętnie łączyć. Zacznij od wyboru właściwych zadań, zanim będziesz wykonywać je we właściwy sposób. Zadbaj o obydwa elementy w odpowiedniej kolejności, a rzeczywiście będziesz pracować mądrzej, a nie ciężej.

2. Pamiętaj o zasadzie 80/20. 80% rezultatów pochodzi z 20% wysiłku włożonego w działanie. Skup się na wynikach, ponieważ nawet sumienna praca bez celów to zbyt mało. Wbrew pozorom więcej godzin nad projektem to niekoniecznie lepsze efekty.

3. Stwórz schemat działań i poszczególnych kroków dotyczących danego przedsięwzięcia. Oczywiście, każdy projekt różni się od pozostałych, ale poszczególne zadania oraz kamienie milowe we wszystkich zleceniach pozostają podobne. Taki konspekt pomoże Ci dostrzec te kroki, które możesz wyeliminować, co z kolei przełoży się na większą wydajność Twojej pracy. Czy słyszałeś już o mapie myśli? Być może warto zacząć pracę nad tym obszarem właśnie od tego.

4. Twórz listy kontrolne. Opcję tworzenia tzw. checklist oraz list „to do” posiada obecnie większość powszechnie dostępnego oprogramowania. Tak naprawdę możesz przygotowywać takie listy dla każdego etapu i stadium zaawansowania projektu. Jakie są Twoje przeciętne rezultaty? Jakiego rodzaju problemy zazwyczaj napotykasz podczas pracy? O czym najczęściej zapominasz?

Koncentracja i czas

5. Czas jest jedynym zasobem, którego nie możemy odtworzyć ani zgromadzić. To zdecydowanie nasze najcenniejsze dobro! Pilnuj swojego czasu i korzystaj z niego jak najlepiej potrafisz – pamiętaj, że nie dostaniesz kolejnej szansy.

6. Dysponując swoim czasem, najpierw skup się na największych i najważniejszych sprawach.

7. Postaraj się pracować nie więcej, a… mniej. Dziwne, nieracjonalne? Właśnie takie założenie zmusi Cię do tego, by skupić się na najistotniejszych zadaniach. Poza tym, jak wynika z badań, poświęcanie na pracę więcej niż 40 godzin jest wręcz bezproduktywne.

8. Prowadź dziennik pracy i zapisuj w nim, jak wygląda Twój typowy tydzień pracy. Pamiętaj, aby notować w nim więcej, niż tylko samą liczbę godzin poświęconych na pracę. Postaraj się wypunktować wszystko, co robisz w ciągu dnia: napisanie e-maila do klienta, przeglądanie internetu… Zbieraj te informacje przez cały tydzień, a uzyskasz wiedzę na temat tego, na co w rzeczywistości poświęcasz swój czas.

9. Najbardziej wymagające rzeczy rób na początku dnia. Jak zauważył Mark Twain, kiedy zjesz żabę na początku potem nic gorszego już Ci się w ciągu dnia nie przytrafi 😉 Uporaj się z tym, czego naprawdę nie chcesz robić już na samym na początku dnia – wtedy jeszcze masz świeży umysł. Poza tym szybciej będziesz mógł przejść do przyjemniejszych spraw.

10. Jeżeli pracujesz na wielu projektach jednocześnie, sortuj podobne zadania i wykonuj je w jednym momencie. Spróbuj pracować nad nimi w serii, a unikniesz skakania między tematami. Skupiając się na jednym aspekcie projektów, zaoszczędzisz sobie czas i energię, których wymaga wdrażanie się w kolejne zagadnienia.

11. Dbaj o swoje nastawienie i energię. Wysoka jakość pracy architektów nie bierze się znikąd – wymaga wielu godzin poświęconych na dane zagadnienie i zagłębienia się w dany temat. To ważne, by właściwie wykorzystać pokłady swojej kreatywności.

Zarządzanie danymi

12. Zminimalizuj liczbę spotkań. Zanim jakieś umówisz, zadaj sobie pytania: dlaczego to spotkanie ma się odbyć? Czy na pewno jest ono konieczne? Co jest w nim istotne? To prosta kalkulacja – więcej spotkań oznacza mniej wykonanej pracy. Za każdym razem przygotuj plan zebrania, by określić jego cel i pożądane efekty. Razem z uczestnikami trzymajcie się absolutnego minimum i z góry ustalonego czasu. Jeśli regularne spotkania są w danym zakresie konieczne, rozważ rozmowy typu stand-up.

13. Wykorzystaj filtry wiadomości, jakie oferuje Twoje skrzynka i zaszereguj przychodzące e-maile do odpowiednich folderów. Pomyśl nad filtrowaniem wiadomości do folderu „Przeczytaj później” – na przykład po słowie „unsubscribe” (tłum. „anuluj subskrybcję”), które najczęściej występuje w treściach takich jak newsletter czy oferty handlowe. Jeśli wiadomość nie pochodzi od klienta czy znajomego, to prawdopodobnie nie jest pilna. Inna możliwość to rozróżnianie e-maili na podstawie adresu. Takie działania pozwalają na utrzymanie porządku i priorytetów w skrzynce odbiorczej.

14. Nie sprawdzaj szczegółowo wszystkich przychodzących e-maili – to strata czasu. Przeglądaj je tylko w poszukiwaniu jedynie ważnych informacji.

15. Wyłącz powiadomienia na komputerze i telefonie. Dzięki temu unikniesz rozpraszaczy, których nie potrzebujesz. Ustal sobie konkretne przedziały czasu w ciągu dnia, kiedy czytasz i odpowiadasz na widomości e-mail, czy z mediów społecznościowych jak LinkedIn, Instagram czy Facebook.

Automatyzacja powtarzalnych działań

16. Twórz szablony, gdziekolwiek się da. Czy często zdarza Ci się wysyłać e-maile o zbliżonej treści? Jeśli tak, zachowaj wiadomość w szkicach. W przypadku gdy używasz podobnych dokumentów przy różnych projektach, także stwórz odpowiednie wzory. Ta sama zasada tyczy się też plików CAD oraz BIM, w których możesz opracować szablon z gotowymi arkuszami i szczegółami. Nie tylko oszczędzisz w ten sposób czas, ale także zredukujesz ryzyko popełnienia błędu. Wykorzystuj to, na co raz już poświęciłeś swój czas i modyfikuj informacje dla bieżących potrzeb.

17. Dostosuj swoje narzędzia tak, by odpowiadały Twojemu stylowi pracy. Najnowocześniejsze oprogramowanie jest bardzo elastyczne i pozwala na zmianę ustawień API. Odrobina chęci i podstawy programowania wystarczą Ci, żeby przyspieszyć i ulepszyć niemal każdy program.

18. Wykorzystuj makra i integracje, by zautomatyzować działania wykonywane wielokrotnie. Po co miałbyś wykonywać nudną i nieprzyjemną robotę, skoro może ją za Ciebie wykonać komputer? Obecne do większości takich usprawnień nie potrzebujesz wiedzy programisty. Wykorzystaj gotowe zbiory makr dla Excel dostępne w Internecie, tutaj znajdziesz kilka anglojęzycznych stron i kanałów, wartych uwagi:

http://www.engineerexcel.com/9-smarter-ways-use-excel-engineering/

http://www.engineerexcel.com/resources/

https://www.youtube.com/channel/UCzbqVZTMUu9MfXQ3ngMKI3w

Tutaj znajdziesz link do platformy Zapier, która pozwala w bardzo prosty sposób łączyć ze sobą funkcjonalności z kompletnie różnych programów. Potrzebne połączenie pomiędzy dodaniem wiersza w Excel i wysłaniem wiadomości w Gmail? Proszę bardzo 🙂 Tracisz czas na przenoszenie informacji o klientach pomiędzy swoim CRM a komunikatorem, na przykład Slack? Zapier rozwiązuje i taki problem 🙂 Więcej na:

https://zapier.com/

Znajomość posiadanych narzędzi

19. Kiedy ostatnio byłeś na oficjalnym szkoleniu dotyczącym jakiegoś oprogramowania? Prawdopodobnie wciąż korzystasz z tego, którego obsługi nauczyłeś się lata temu! W łatwy sposób przyzwyczajamy się do dawnych metod pracy, w szczególności, gdy nie korzystamy z nich codziennie. Może warto poznać zaawansowane opcje w Excelu, z których dotąd nie korzystałeś?

20. Stosuj skróty klawiaturowe. Większość programów posiada możliwość wywoływania komend za pomocą klawiszy. W wielu przypadkach możesz nawet sam zaprogramować najpotrzebniejsze polecenia. Dzięki takiemu ułatwianiu sobie pracy zaoszczędzisz naprawdę mnóstwo czasu w ciągu dnia.

21. Czy wiesz, że korzystasz efektywnie ze swojej stacji roboczej jedynie przez 40% do maksymalnie 80% w ciągu dnia roboczego? Już same przerwy urlopowe i normalny odpoczynek od pracy w ciągu dnia wyłącza Twój sprzęt z użytkowania na minimum 20% czasu. Dodatkowo często korzystasz z zaawansowanej maszyny do prostych obliczeń czy edytorów tekstu. Zastanów się czy nie lepiej wypróbować możliwości wirtualnych stacji roboczych, dzięki czemu nie musisz się martwić o utratę produktywności i straty finansowe.

W Plainly.pl korzystasz z potrzebnej konfiguracji online i wyłączasz, kiedy nie potrzebujesz już dużej mocy obliczeniowej. Twój pulpit roboczy czeka na ponowne uruchomienie a Ty płacisz tylko za rzeczywiste zużycie i zaczynasz podchodzić do swoich obowiązków bardziej zadaniowo.

Komunikacja

22. Nasza praca to niekończąca się pętla komunikacji. Z najbliższymi współpracownikami, z klientami, z osobami z poza firmy, z potencjalnymi partnerami. Wymiana informacji zajmuje nam przeciętnie 70% do nawet 90% czasu, który spędzamy w pracy. Im większy zespół i bardziej odpowiedzialna rola tym większe znaczenie skutecznej i przejrzystej komunikacji. Postaraj się przemyśleć to jakie są Twoje nawyki, jakich kanałów i narzędzi używasz. Czy Twoje wiadomości docierają w odpowiednim czasie, czy są zrozumiałe, czy druga strona ma szanse od razu dać Tobie informację zwrotną? Badania pokazują, że mamy tendencje do komplikowania sobie i innym życia, jeżeli chodzi o komunikację. Uprość to co możesz i zacznij korzystać z narzędzi, która dają Ci możliwość docierania do różnych grup współpracowników z jednego miejsca. Wypróbuj na przykład Slacka albo Microsoft Teams i sprawdź o ile łatwiej jest zrozumieć innych kiedy możesz płynnie przechodzić od prywatnej konwersacji do dyskusji w zespole projektowym, albo na poziomie całej firmy.

Ostatnia rada

Pamiętaj, by przy tym wszystkim… dobrze się bawić. Prawdopodobnie zostaliśmy architektami i inżynierami z tego samego powodu – kochamy tworzyć nowe rzeczy, projektować i budować od podstaw. Utrzymywanie odrobiny luzu i radości w codziennej pracy jest niezbędne do wykorzystania naszych możliwości w pełni. Oczywiście nie każdy aspekt tej pracy jest przyjemny, ale odpowiednie, kreatywne podejście i otwarty umysł pozwalają pracować mądrzej zamiast ciężej. To naprawdę może się opłacić.

Zespół Plainly.pl

 

 

Żródła:

Atul Gawande „The Checklist Manifesto”

David Allen “Getting Things Done”

https://www.archdaily.com

https://www.thearchitectsguide.com

www.archsmarter.com

www.quantifiedcommunications.com

Ten post ma jeden komentarz

Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna.

Zwiń