Jak zapanować nad kosztami IT i wygrywać kolejne zlecenia – poradnik dla liderów zespołów projektowych
Całkowity koszt użytkowania stacji roboczych

Jak zapanować nad kosztami IT i wygrywać kolejne zlecenia – poradnik dla liderów zespołów projektowych

Prawie dwie trzecie małych firm i organizacji planuje w tym roku zakup nowego sprzętu IT, zastępując co czwarty komputer biurowy lub stację roboczą nowym lub ulepszonym urządzeniem. Sprzedawcy tradycyjnych rozwiązań koncentrują swoje wysiłki na proponowaniu promocyjnej ceny zakupu albo niskich rat leasingowych, ale czy zależy im na tym żeby pokazać Ci ile będzie rzeczywiście kosztował zakupiony sprzęt w dłuższej perspektywie czasowej? Niezależnie od tego, czy kupujesz komputer PC, notebook, stację roboczą, czy stację graficzną, po uwzględnieniu Całkowitego Kosztu Użytkowania (CKU; ang. TCO – Total Cost of Ownership) możesz doświadczyć szoku.

Napięte budżety projektów i ograniczona wiedza specjalistyczna może zmniejszyć zdolność małych i średnich organizacji do wyboru najlepszych rozwiązań w zakresie infrastruktury IT. Przy czym decyzje o zakupie konkretnego modelu stacji roboczej, czy karty graficznej jest tutaj najmniej istotna. Prawdziwe oszczędności i budowanie rzeczywistej przewagi konkurencyjnej zaczyna się od dobrego powiązania strategii rozwoju środowiska IT z celami firmy. To jak przyjęcie właściwego zestawu filtrów, dzięki którym możesz podejmować właściwe decyzje praktycznie za każdym razem. Wspólnie z zespołem Plainly.pl przygotowałem dla Ciebie krótki przewodnik, w którym pokażę jakie znaczenie ma całkowity koszt użytkowania, jak wdrożyć dobre praktyki IT w Twoim zespole, co zrobić żeby najlepiej wykorzystać swoją obecną infrastrukturę IT i nie przepłacać przy jej rozbudowie.

całkowity koszt użytkowania stacji roboczych

Dlaczego koszt CKU ma znaczenie?

Gartner, Inc. definiuje koszt CKU jako całkowity koszt użytkowania i utrzymania inwestycji w technologie informatyczne w całym czasie jej użytkowania. Obliczanie kosztu CKU obejmuje kombinację kosztów bezpośrednich (sprzęt, oprogramowanie, operacje i administrację związaną bezpośrednio ze sprzętem lub oprogramowaniem) oraz kosztów pośrednich (działania wykonywane przez użytkowników końcowych, przestoje, utracone korzyści biznesowe). Koszt CKU jest często pomijany w budżecie firm czy projektów, ponieważ wydaje się być trudny do policzenia i pokazuje prawdziwe spojrzenie na rzeczywiście poniesione wydatki. Chociaż nie jest łatwo zebrać wszystkie koszty IT w jednym miejscu i połączyć je z konkretnym urządzeniem to nie zmienia faktu, że one i tak istnieją i wrócą do wyniku finansowego Twojej firmy prędzej czy później.

Większość organizacji uważa, że ciężar finansowy związany z zakupem stacji roboczej kończy się w momencie zakupu. Badania pokazują jednak, że cena bazowa stacji roboczej dla inżyniera, architekta, czy grafika 3D stanowi zwykle mniej niż 20% kosztu CKU. Okazuje się, że koszty wsparcia technicznego, konserwacji i robocizny stanowią pozostałe 80%. To wydatki po zakupie stanowią największą część kosztu CKU i dlatego każdy świadomy posiadacz profesjonalnego sprzętu powinien im poświęcić zdecydowanie więcej czasu.

Komputery wymagają stałej konfiguracji i konserwacji. Koszty bieżące związane ze utrzymywaniem zabezpieczeń, aktualizacjami oprogramowania, naprawą komputerów i ogólną pomocą techniczną są nieuniknione. Jest kilka sposobów na to, aby uświadomić sobie jak zbierać informacje, kontrolować i zarządzać infrastrukturą IT. Jednak zanim przejdziemy do rozwiązań zobaczmy jaka jest skala wyzwań stojących przed właścicielami stacji roboczych.

80% kosztów infrastruktury IT ponoszonych jest w okresie jej użytkowania – Gartner, Inc.

Pracownicy spędzają minimum 30 minut w ciągu każdego tygodnia pracy rozwiązując samodzielnie problemy ze sprzętem IT, lub pomagając swoim współpracownikom – Compass America

Średnio 66,5 godziny – to czas poświęcony przez Dział IT na utrzymywanie sprawności jednego stanowiska roboczego w ciągu roku – Cloudalize.com

Małe i średnie przedsiębiorstwa w Polsce wydają przeciętnie 481 tys. PLN na obszary IT z czego aż 64% na nowy sprzęt i usługi serwisowe IT – IDG Polska

Od 650 do 860 PLN / miesiąc – tyle wynoszą korporacyjne stawki utrzymania stacji roboczej liczone jako koszt amortyzacji urządzenia i podstawowego wsparcia IT (stawka nie uwzględnia kosztu oprogramowania inżynierskiego) –Plainly.pl, IDG Polska, Konfederacja Lewiatan

.

Najtańsze stacje robocze

Ile wydajesz na technologię?

Prawdopodobnie o wiele więcej niż myślisz! Zobacz to na przykładzie typowej stacji roboczej do zastosowań CAD/CAM/BIM.

Wykres kołowy poniżej przedstawia roczny koszt utrzymania stacji roboczej, której bazowa cena zakupu wynosiła 8000 PLN z zamiarem użytkowania przez 4 lata.

Szybko zauważysz, że stacja robocza, która jest użytkowana w normalnych warunkach generuje ponad 9500 PLN kosztów rocznie. Jeżeli uwzględnilibyśmy tu jeszcze koszty uznawane za ogólne, czyli wydatki z tytułu infrastruktury sieciowej, pamięć masową, serwery, routery, drukarki i łączność z Internetem, koszt ten przekroczyłby 12 500 PLN na jedną stację roboczą.

Pamiętaj, że początkowy zakup to tylko ułamek całkowitego kosztu posiadania, to oznacza, że stacja robocza warta 8000 PLN podczas zakupu może kosztować 38 000 PLN w ciągu czteroletniego okresu eksploatacji. Jeśli Twoja organizacja, zatrudniająca na przykład 10 osób, odnawia swoje zasoby IT co cztery lata, prawdopodobnie wydaje prawie 350 000 PLN na zarządzanie nimi w okresie użytkowania. Ta sama logika dotyczy zakupu serwerów i związanego z nimi sprzętu sieciowego – prawdziwa inwestycja rozpoczyna się w momencie, gdy sprzęt dotrze do twoich drzwi.

Wiele osób i firm kompletnie nie zgadza się z takim przedstawieniem rzeczywistości. Często słyszę, że w mniejszych organizacjach przestoje nie mają miejsca a koszty obsługi są drastycznie niższe od tych, które pokazałem na poprzednim wykresie. Po części to prawda, wiele procesów w mniejszych zespołach można zoptymalizować. Jednak w większości przypadków rozwiązywanie małych i dużych problemów informatycznych biorą na siebie sami użytkownicy, nie mówiąc nic swojemu pracodawcy. Rozwiązują problem samodzielnie lub angażując innych a wszystko kosztem utraconych korzyści biznesowych. To przypomina trochę grę w głuchy telefon, dowiadujesz się o swoim otoczeniu tylko tyle, ile ktoś chce Tobie powiedzieć.

Chociaż prawie 40% kosztu CKU pochodzi z wydatków pośrednich, wiele organizacji skupia się wyłącznie na ograniczaniu kosztów bezpośrednich. To dobry kierunek, jednak z racji dużych ograniczeń licencji oprogramowania i bardzo już dojrzałego rynku stacji roboczych pole do optymalizacji jest niewielkie. Często prowadzi to do wyborów kończących się niskim początkowym kosztem zakupu i nieproporcjonalnie wysokimi obciążeniami w trakcie użytkowania.

To właśnie w inteligentnym podejściu do zarządzania czasem utraconej produktywności i maksymalnym skróceniu przestojów możesz zyskać najwięcej i najszybciej. Wszędzie tam gdzie odciążysz użytkownika końcowego z konieczności samodzielnego rozwiązywania kolejnych wyzwań związanych z wydajnością sprzętu, mobilnym dostępem do danych i pulpitów roboczych, czy koniecznością konfigurowania środowiska sieciowego możesz liczyć na natychmiastowe efekty.

W rzeczywistości kolejne badania Gartnera pokazały, że dobrze zarządzanym środowisku IT całkowity koszt użytkowania jest o 30% do 40% niższy niż w przykładzie powyżej, pozwalając oszczędzić kilka tysięcy złotych na stację roboczą rocznie.

jak kupować stację roboczą

Jak zmniejszyć całkowity koszt użytkowania?

Wydatki na IT są tak naprawdę ciągłym poszukiwaniem odpowiedniego balansu pomiędzy wydatkami na sprzęt, oprogramowanie i usługi. Być może zgodzisz się ze stwierdzeniem, że dopiero silna koncentracja na potrzebach użytkowników końcowych i powiązanie decyzji o wydatkach w obszarach IT z rzeczywistymi efektami jakie przynoszą dla produktywności firmy daje najlepsze efekty. Im więcej pieniędzy przeznaczysz na technologie IT, które zwiększają zdolności wytwórcze Twoich pracowników, tym mniej pieniędzy stracisz przez utraconą produktywność i przestoje.

Niestety mierzymy się także z rzeczywistością dużych ograniczeń w rozbudowie i utrzymaniu naszej infrastruktury już na samym starcie. Z powodu ciągle zmniejszających się budżetów IT w ciągu ostatnich kilku lat, organizacje zostały zmuszone do powstrzymania się od nowych zakupów skupiając się na podtrzymywaniu przy życiu istniejących systemów. Chociaż wiemy doskonale, że takie zaległości inwestycyjne odbijają się prędzej czy później na całej firmie jest kilka sposobów na to, żeby takiego czarnego scenariusza uniknąć bez ponoszenia nieuzasadnionych wydatków. 

Możesz obniżyć całkowity koszt utrzymania jednocześnie  zwiększając produktywności zespołu. Oto kilka konkretnych działań i dobrych praktyk, które pozwolą Ci uzyskać pierwsze pozytywne efekty:

  1. Mierz i dokumentuj bieżące wydatki na IT aby móc efektywnie zarządzać i kontrolować koszty.
  2. Zbuduj i utrzymuj dokładny spis sprzętu, oprogramowania i odpowiednich licencji.
  3. Upraszczaj i standaryzuj swoje środowisko IT, ograniczaj liczbę różnych środowisk programistycznych, ograniczaj liczbę dostawców i konfiguracji sprzętu, stawiaj na rozwiązania, które można skalować czyli powiększać i zmniejszać bez konieczności ponoszenia inwestycji.
  4. Usprawniaj procesy dotyczące wprowadzania poprawek systemów operacyjnych, aktualizacji zabezpieczeń, tworzenia kopii zapasowych danych i konserwacji.
  5. Chroń swój system przed wirusami, oprogramowaniem szpiegującym, hakerami i zagrożeniami fizycznymi.
  6. Kontroluj dostęp użytkowników do aplikacji, ustawień, zasobów sieciowych, baz danych i innych zasobów IT. Przeanalizuj swoją organizację pod kątem poziomów dostępu do danych firmowych oraz danych swoich klientów.
  7. Skorzystaj z outsourcingu kluczowych funkcji IT związanych z koniecznością posiadania drogiej infrastruktury, takich jak wsparcie techniczne, przechowywanie danych i tworzenie kopii zapasowych, do zaufanych i doświadczonych dostawców.
  8. Zapewniaj regularne szkolenia zarówno dla końcowych użytkowników, jak i wewnętrznych pracowników IT.
  9. Rozważ wprowadzenie wzoru “thin client” lub “utility computing” czyli dostępu do wirtualnych stacji roboczych z każdego urządzenia bazowego. Zaczniesz korzystać z wydajnych komputerów bez konieczności ponoszenia kosztów infrastruktury, odkryjesz wszystkie korzyści modelu płać-za-rzeczywiste-zużycie.
zarządzanie projektami architektura inżynieria budownictwo

Jak mierzyć całkowity koszt użytkowania?

TCO jak mierzyć koszty IT

Jeżeli zainteresowała Cię treść artykułu zapraszam do kontaktu i korzystania z naszego kalkulatora całkowitego kosztu użytkowania.

Dziękujemy.

Zespół Plainly.pl

 

Źródła użyte w tekście:

www.gartner.com (2018)
www.forbes.com (2018)
www.networkalliance.com (2018)
www.cloudalize.com (2018)
Prognoza wielkości wydatków na IT w polskich przedsiębiorstwach – International Data Group Poland (2014)

 

Ten post ma jeden komentarz

Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna.

Zwiń