Mobilność. Jedno słowo, które zmieni wszystko!
Mobilność pracowników

Mobilność. Jedno słowo, które zmieni wszystko!

Czy zastanawialiście się kiedyś co tak naprawdę będą oznaczały dla Was i waszych zespołów projektowych wszystkie zmiany, o których tak często ostatnio słyszycie? Cyfryzacja procesów wytwarzania, rewolucja BIM (Building Information Modeling) i VDC (Virtual Design and Construction), Przemysł 4.0, CAM (Computer-Aided Manufacturing) automatyzacja projektowania i produkcji, długo można by jeszcze wymieniać… Co w zalewie tych nowości ma prawdziwą wartość biznesową a co nie? Co warto wdrożyć, żeby odczuć wyraźne korzyści tu i teraz a co jest jedynie pięknie opakowanym życzeniem producentów, dostawców i konsultantów, którym zależy przede wszystkim na stworzeniu zapotrzebowania na nowe produkty i usługi?

Postanowiłem podejść do tego od zupełnie innej strony. Wyszedłem z prostego założenia. Jeżeli chcesz coś zmienić na lepsze i oczekujesz pełnego zaangażowania ze strony całej firmy to sprawdź najpierw co ma największe znaczenie dla ludzi, którzy powinni być największymi beneficjentami tej rewolucji. Czego potrzebują zespoły projektowe i co przeszkadza im najbardziej w codziennej pracy nie pozwalając wykorzystać pełni swoich możliwości. Jakich działań i zmian oczekują od Ciebie tu i teraz? Co dotyka ich podstawowych potrzeb a co jest jedynie często powtarzanym nośnym hasłem na grupowych spotkaniach i briefach?

W zalewie informacji płynących do Ciebie ze wszystkich stron i ograniczonym budżecie to, czy wybierzesz najbardziej wartościowy kierunek zmian jest coraz bardziej przypadkowe. Jeżeli interesuje Cię na które pole postawić największą liczbę żetonów w tej grze, zapraszam do kolejnych fascynujących odkryć, które zebrałem w tym artykule.

mobilne zespoły

Jesteśmy różnorodni ale zmieniamy się tak samo

Kiedy widzę artykuły podobne do tego, który właśnie czytasz, od razu zapala mi się lampka ostrzegawcza. Przecież każdy przypadek jest inny. Ludzie, zespoły i w końcu całe firmy różnią się od siebie. Mają inne cele, kulturę pracy, systemy zarządzania. Jeżeli pojawia się cudowny sposób na rozwiązanie jakiegoś ogólnego problemu to najczęściej sprowadza się tylko do ogólników. Co innego, jeżeli zauważysz podobieństwa do tego, co sam widzisz na co dzień. Sprawdź czy to czego dowiesz się za chwilę pasuje do sytuacji z Twojego zespołu lub firmy.

praca grupowa

Cztery pokolenia – jeden zespół

Nasze zespoły jeszcze nigdy nie były tak zróżnicowane wiekowo. Według prognoz pokazywanych przez GUS i firmę doradczą PwC Polska już za dwa lata w naszych zespołach będziemy mogli spotkać prawdziwy mix pokoleniowy, gdzie 50% ogółu to Millenialsi (urodzeni pomiędzy 1980 a 1997 rokiem) , współpracujący z 22% pokolenia wyżu demograficznego (urodzeni pomiędzy 1945 a 1965 rokiem) i 20% pokolenia X (urodzeni pomiędzy 1966 a 1979 rokiem), a wszystkiego dopełniać będą najmłodsi pracownicy z pokolenia Z z 7% udziałem (urodzeni po 1997 roku).

Jakie to ma znaczenie dla Ciebie? Oprócz czysto społecznych i kulturowych problemów, które napotkasz wewnątrz każdego z zespołów, Twoje środowisko pracy będzie musiało uwzględnić potrzeby każdej z wymienionych grup. Jeszcze nigdy udział każdego z pokoleń w zespołach projektowych nie był tak zrównoważony a wpływ na sukces firmy tak duży. Ciężko wyobrazić sobie nawet niewielki zespół, który nie zyskuje na umiejętnym połączeniu doświadczenia i młodości. Tylko jak znaleźć wspólne problemy wszystkich grup i nie tracić czasu na próbę naprawienia wszystkiego na raz? Oto trzy najsilniejsze trendy, których początki już teraz możesz zauważyć w swojej firmie.

mobilność

Ciężka praca? Tak, ale na moich warunkach!

Kompleksowe badania potrzeb pracowników prowadzone na przykład przez Knoll, Cisco na grupie kilkunastu krajów a ostatnio także przez TNS Polska i Remote-How na naszym rynku pracy pokazują wyraźnie, że to wysoka elastyczność miejsca i godzin pracy zajmują najwyższe miejsca na liście oczekiwań pracowników biurowych i specjalistów. Możesz oczywiście powiedzieć, że specyfika Twojej pracy jest inna i wyklucza elastyczne podejście. Zastanów się, czy ogranicza Cię w tym przypadku przywiązanie do tradycyjnego sposobu organizacji firmy, czy raczej brak zaufania do pracowników?

Twój zespół ma prawdopodobnie podobne zdanie do uczestników wspomnianych wcześniej ankiet. W przypadku szukania nowego miejsca pracy, wśród najważniejszych czynników wyboru, oprócz niezmiennie najważniejszego wynagrodzenia (64% badanych) w gronie najczęściej wymienianych znalazła się też lokalizacja (44% odpowiadających) i możliwość pracy zdalnej (8% ankietowanych). Takie odpowiedzi nie dziwią, kiedy dodamy do tego fakt, że jedynie 23% akceptuje dojazdy do pracy zajmujące więcej niż jedną godzinę w ciągu dnia.

A jaki jest odbiór pracodawcy i jakość pracy tam, gdzie praca zdalna lub elastyczne godziny pracy są możliwe? Zacznijmy od tego, że dopiero 32% firm dopuszcza taką formę a jednocześnie 69% pracowników uważa, że nie potrzebuje pracować z biura, żeby wykonać swoje zadania na czas. Pytanie, kto ma tutaj rację? Możesz sobie wyrobić zdanie samodzielnie. Zakładam, że ciekawi Cię czego możesz się spodziewać w zamian?

Pozytywnie zaskoczyły mnie opinie pracowników, którzy korzystają z pracy zdalnej na co dzień. Bez względu na wiek 95% osób korzystających z tego przywileju deklaruje pozytywne doświadczenie z pracy poza biurem i pracuje w ten sposoób średnio 8,5 dnia w ciągu miesiąca. Zapytani o efektywność takiego rozwiązania odpowiedzieli w 25% przypadków, że produktywność ich pracy wzrosła, kiedy mogli mieć większy wpływa na miejsce i czas swojej aktywności.

Kolejny projekt = kolejny prototyp.

Każdy Twój projekt jest inny od poprzedniego. Nowy klient, inna kombinacja podstawowych kompetencji i specjalistów, w końcu różnice w budżetach a nawet uregulowaniach prawnych, które musisz spełnić, żeby zamknąć kolejne zlecenie.

Jedno jest pewne, rynek jest coraz bardziej zróżnicowany i od tego trendu nie ma odwrotu. Coraz większy nacisk kładziony przez klientów na nowe sposoby wytwarzania i dostarczania projektów, wymaga od Ciebie angażowania ludzi o coraz węższych specjalizacjach. Z drugiej strony rzadko jest tak, że Twój kolejny projekt będzie korzystał z tego samego zestawu narzędzi i umiejętności.

Być może jest tak, że Twoją odpowiedzią na mnożące się ryzyka projektowe jest coraz węższa specjalizacja i selekcja projektów, które są do siebie podobne? A może starasz się przygotować na każdą ewentualność i gromadzisz wszystkie kompetencje pod jednym dachem? Każde z tych podejść ma swoje zalety jednocześnie ograniczając Twoją zdolność do reagowania na zmiany na rynku zleceń, rynku pracy, czy w końcu potrzeby rozwoju osobistego każdego z pracowników.

Najprawdopodobniej jednak tworzysz wokół swojej firmy cały ekosystem partnerów, którzy pomagają Ci dostarczać kolejne zlecenia. Ty dobierasz współpracowników i dbasz o jakość i zgodność samego produktu. Bierzesz też na siebie ryzyka związane chociażby z bezpieczeństwem wymiany danych i wiedzy, zdalną współpracą nad jednym projektem, zgodnością narzędzi i rozproszonych środowisk IT. Stajesz się nieraz właścicielem i budowniczym osobistej wierzy Babel, z tą różnicą, że ten projekt musi się zakończyć sukcesem, od tego zależą często dalsze losy Twojego zespołu lub firmy.

Podstawowe wyzwania, które możesz napotkać w tym przypadku to tworzenie prostego i skalowalnego środowiska pracy, w którym problemy nie będą się mnożyły w tempie geometrycznym wraz z nowymi uczestnikami projektu. Jednocześnie nowe metody dostarczania projektów oznaczają gromadzenie w jednym miejscu wrażliwych danych Twoich klientów i partnerów biznesowych. Najczęściej to lider projektu musi zagwarantować reszcie współpracowników poziom bezpieczeństwa, dzięki któremu praca we wspólnym środowisku IT będzie w ogóle możliwa.

mobilność zespołów

To ja decyduję, na który ekran patrz

Zanim zacznę opowiadać o tym jak powszechny dostęp do internetu i urządzeń mobilnych zmienił nasze środowisko pracy, chciałbym Cię zaprosić do szybkiego przeanalizowania swojego normalnego dnia pracy. Odpowiedz bez dłuższego namysłu na trzy pytania:

  • Z ilu różnych urządzeń z dostępem do internetu korzystałeś/-aś w ciągu dnia?
  • Czy potrzebowałeś/-aś dostępu do danych firmowych będąc poza zasięgiem firmowego WiFi?
  • Czy korzystasz z tych samych aplikacji w pracy i poza nią?

Jesteś ciekaw jak Twoje odpowiedzi mają się do sytuacji panującej w reszcie firm? Według badań przeprowadzonych przez Cirtrix przeciętny pracownik Twojego zespołu korzysta z 3 różnych urządzeń z dostępem do internetu, w 64% przypadków używając prywatnych urządzeń na potrzeby swojej pracy i jednocześnie aż 79% deklaruje, że dostęp do środowiska IT poza godzinami pracy jest dla nich niezbędny.

Nie wiem, czy te liczby zrobiły na Tobie wrażenie ale dla mnie to jest wyraz prawdziwej cichej rewolucji, która dzieje się poza kontrolą właścicieli firm czy liderów zespołów projektowych. Dodatkowo to jeden z tych żywiołów, z którymi nie warto walczyć. Po pierwsze takie potrzeby wynikają wprost z ogólnych zmian dotykających nas na każdym kroku. Po drugie, odbieramy ograniczenia związane z dostępem do informacji i wiedzy bardzo osobiście, nie rozgraniczając życia prywatnego od zawodowego. Co zrobić z faktem powszechnego dostępu do danych i jednocześnie wyraźnym odrzuceniu podziałów pomiędzy światem zawodowym i prywatnym, jeżeli chodzi o korzystanie z infrastruktury IT?

Możesz oczywiście konsekwentnie ograniczać dostęp do urządzeń i danych i łatać kolejne dziury w systemach zabezpieczeń. Pamiętaj, że pełny sukces odniesiesz dopiero wtedy, kiedy będziesz w stanie zmienić nawyki swoich współpracowników codziennie przenoszone z domu do pracy. Chociaż przypomina to trochę tresowanie tygrysa w klatce, w niektórych przypadkach zdaje egzamin.

Możesz także przestać walczyć z naturalnymi zachowaniami ludzi, z którymi postanowiłeś budować swoją firmę lub zespół i wykorzystać je do drastycznego zwiększenia produktywności i poprawy zadowolenia z warunków pracy. Myślisz pewnie, że odkryję przed Tobą Święty Graal rozwiązujący wszystkie poruszone tutaj problemy? Tego dowiesz się już za chwilę.

remote work

Mobilność. Jedno słowo, które zmieni wszystko!

Jeżeli czytasz ten akapit to prawdopodobnie jeden lub wiele z poruszonych problemów zauważyłeś w swoim biurze, zespole, na swoim projekcie. Zakładam też, że możesz mieć kilka świetnych pomysłów na proste rozwiązania. Wspaniale! To znaczy, że moje wprowadzenie miało sens.

Kiedy zastanawiałem się nad tym od czego zacząłbym będąc właścicielem firmy albo menadżerem projektu moje myśli skupiły się wokół trzech podstawowych zadań:

  • jeżeli chcę wykorzystać potencjał pracy zdalnej muszę umożliwić wszystkim dostęp do środowiska IT (pliki, oprogramowanie, pulpit) z każdego możliwego urządzenia w biurze i poza nim,
  • jeżeli chcę szybko i bezpiecznie zbierać rozproszone zespoły muszę stworzyć zaufany dostęp do danych firmowych moim pracownikom i partnerom biznesowym, bez względu na lokalizację,
  • jeżeli chcę żeby mój zespół był konkurencyjny niezależnie od zmian na rynku zamówień muszę ograniczyć koszty rozwiązań IT i łatwo dopasowywać je do skali projektu i aktualnego zapotrzebowania

Czy jest jedno rozwiązanie, które oznacza natychmiast podniesie mobilność Twoich pracowników? To zależy od tego jaką strategię przyjmiesz.

Możesz przyjąć taktykę małych kroków rozwiązując każdy z problemów pojedynczo. Bezpieczny dostęp do danych firmowych dla pracowników i partnerów biznesowych uzyskasz przez każdorazowe przesyłanie plików protokołem FTP (ang. File Transfer Protocol), wprowadzając bezpieczne połączenie z serwerami firmowymi przez VPN (ang. Virtual Private Network) lub używając publicznych usług chmurowych jak Google Drive, Box, OneDrive, Slack, Trello, wetransfer. Dostęp zdalny do Twojego oprogramowania specjalistycznego i pulpitu roboczego zapewnisz sobie korzystając z rozwiązań typu: Windows RDP (ang. Remote Desktop Connection), Citrix Desktops czy Team Viewer. Pamiętaj, że w większości przypadków Twój komputer firmowy powinien być wpięty do sieci i działać przez cały czas połączenia z urządzeniem prywatnym. Koszty każdej z wymienionych usług bez problemu uzależnisz od ilości użytkowników. Trudności zaczynają się kiedy zależy Ci na kontrolowaniu kilku, często bardzo podobnych do siebie rozwiązań w jednym czasie. W takim przypadku warto pomyśleć o jednym zaufanym dostawcy, który będzie w stanie wykazać koszt każdego ze składników na jednej fakturze.

Ciekawą alternatywą dla samodzielnego składania kilku niezależnych usług i funkcjonalności są wirtualne stacje robocze, oferowane na naszym rynku przez Plainly.pl. W rozwiązaniach tego typu każdy wybrany przez Ciebie użytkownik dostaje zdalny dostęp do zawsze gotowego do pracy pulpitu mocnej graficznej stacji roboczej albo zwykłego komputera, jest kilka konfiguracji do wyboru. Niezależnie z jakiego laptopa, tabletu czy telefonu Twój pracownik lub partner biznesowy połączy się z usługą, za każdym razem otrzymuje dostęp do zabezpieczonego pulpitu Windows, współdzielonych danych firmowych i oprogramowania firmowego. Koszty kontrolujesz z poziomu własnego panelu sterowania, gdzie sam decydujesz komu i na jak długo przydzielić dostęp do konkretnej konfiguracji, system nalicza opłaty za rzeczywisty czas użycia . Podobne usługi znajdziesz również u lokalnych dostawców IT, jednak różnią się one znacznie poziomem dostępności do technologii, szybkością wdrożenia i podejściem do kosztu użytkowania.

Na koniec najważniejsze, nie decyduj się na żadne z tych rozwiązań, jeżeli nie widzisz prostego przełożenia na rezultaty biznesowe i odczuwalnej, pozytywnej zmiany w sposobie pracy Twojej organizacji. Zbyt często ulegamy pokusie wprowadzania ulepszeń, które tylko odsuwają w czasie moment zderzenia się z prawdziwymi problemami. Jeżeli z drugiej strony zdecydujesz się na prawdziwą mobilność w Twojej firmie lub zespole projektowym, otwierasz swoim współpracownikom prawdopodobnie najciekawszy rozdział w ich karierze.

Zamów bezpłatny link aktywacyjny i korzystaj z dodatkowej stacji roboczej za darmo! Porozmawiaj z naszym działem sprzedaży, umów rozmowę, skorzystaj z chatu na stronie, lub zadzwoń bezpośrednio na +48 797 019 312

Zwiń